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Gründe neuer Termin

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Nach erster Antragstellung im November 2013 und einem Meeting am 13.12.2013 in der Geschäftsstelle mit dem Vorstand, 2 Mitgliedern des Präsidiums und einer offiziellen Vertreterin des Landtages Mecklenburg-Vorpommern haben wir direkt nach den Weihnachtsferien am 5.1.2014 einen Finanzierungsantrag gestellt. Nach umfangreichen Nachlieferungen binnen einer Woche und einem weiteren Meeting in der Geschäftsstelle am 29.1.2014 mit dem Team Community sind wir davon ausgegangen, dass die vorher unverbindlich geäußerten Zusagen damit in einer verbindliche Finanzierung überführt werden können. Am 26.1.2014 wurden wir gebeten, einen Antrag im Bereich FFW zu stellen. Gleichzeitig haben wir den Verein aber gebeten, die offizielle Funktion des Veranstalters zu übernehmen.

Der gewünschte Antrag zum FFW wurde gestellt und - vorbehaltlich des Präsidiumsbeschlusses - am 21.2.2014 genehmigt. Uns ist bis heute kein Ergebnis einer Abstimmung durch das Präsidium übermittelt worden. Außerdem - und dass war für die Verlegung nunmehr ausschlaggebend - wurde die Zusage mit weiteren Fragen und Nachforderungen verbunden. So wurde die Zusage von 60.000€ um Eigenleistungen von WMDE geschmälert, ohne zu definieren, was mit den Eigenleistungen verstanden wird.

Am 10.3.2014 haben wir daher einstimmig beschlossen, dass eine Durchführung der Veranstaltung auch bei sofortiger Bereitstellung der Finanzen nicht mehr realisierbar wäre.

Link zur Diskussionsseite Das Orgateam bittet darum mögliche Diskussionsbeiträge hier zu sammeln. Weitere Diskussionsseiten werden von dem Orgateam nicht kommentiert werden

Inhaltsverzeichnis

Ausgangssituation

Die Möglichkeit, in der herausragenden Örtlichkeit des Schweriner Schlosses eine Veranstaltung abzuhalten, war ja schon im letzten Jahr im Gespräch. Im November/Dezember wurde nun der Termin Ende Mai spruchreif. Daraufhin fand sich das Orgateam zusammen und bat um ein Gespräch in der Geschäftsstelle. Zuerst hieß es, der Termin könne erst im neuen Jahr stattfinden, dann jedoch konnten wir einen Termin am 13.12.2013 vereinbaren.

erste Veröffentlichungen und Reaktionen

In dieser Zeit legte das Orgateam eine Webseite an und veröffentlichte Planungen zum Umfang der Veranstaltung. So wurden Orte und erste Termine veröffentlicht. Exkursionen angelegt und nach und nach Dummies für Vorträge, Workshops etc. angelegt. Außerdem wollten wir auch die ganze Organisation in diesem Wiki machen und legten dazu auch mögliche Partner an. Sicherlich noch alles nicht in einem Status, der für den Nutzer einfach war, aber der interessierte Leser konnte sich schon ein grobes Bild der Veranstaltung machen.

Nach diesen Veröffentlichungen gab es diverse Reaktionen auf verschiedenen Wikipediaseiten. Bereits am 04.12.13 wurden wir von WMDE offiziell aufgefordert, Inhalte, die eine Zusammenarbeit mit WMDE nahelegen, zu entfernen. Letztendlich nach ersten Korrekturen und erneuter umfangreicher Mail am 06.12.13 lief es darauf hinaus, alles was mit WMDE in Verbindung stand, zu entfernen. Diesem legitimen Wunsch sind wir schnellstmöglich nachgekommen, waren aber verwundert, dass sich der Verein vehement von einer Aktion aus der Community trennen möchte. Daraufhin verfasste die Orga am 09.12.13 eine lange Mail in der bereits detailliert auf die einzigartigen Möglichkeiten und die potentiellen Partner hingewiesen wurde. Außerdem wurde eine Reihe von Fragen gestellt, die sich hauptsächlich um die anstehenden Anträge, aber auch um mögliche inhaltlichen Beteiligung von WMDE drehten. Insbesondere wurde nach Vorlagen und Beispielen gefragt. Dies sollte zur besseren Vorbereitung des anberaumten Treffens geschehen.

Die Antwort auf das Schreiben vom 09.12.13 erhielt die Orga am 12.12.13. Es wurde auf die Fragen zu einer möglichen inhaltlichen Beteiligung von WMDE gar nicht eingegangen und auf die Fragen zu den Anträgen gab es einen Verweis auf das Förderformular in der Wikipedia mit dem Hinweis auf einen größeren/detaillierteren Umfang der benötigten Unterlagen wegen der Größe der Veranstaltung.

erstes Treffen und Vorstellung der geplanten Veranstaltung

Zu diesem Termin am 13.12.13 erschien das komplette Orgateam, eine offizielle Vertreterin des Landtages Mecklenburg-Vorpommern, zwei Präsidiumsmitglieder, ein Vertreter des Teams Community und für eine kurze Begrüßung der Vorstand.

Auf diesem Treffen haben insbesondere die zwei Präsidiumsvertreter versucht klarzustellen, dass es einen Konsens zur Durchführung der Veranstaltung gibt. Dies wurde vom Team Community nicht in Frage gestellt, jedoch abhängig gemacht von zwei Punkten:

  1. eine fundierte Kalkulation und
  2. die Klärung des Interesses der Community

Wir kamen überein, dass dies nach der Weihnachtspause, die bis 06.01.14. ging, geschehen sollte. Noch völlig unscharf und nicht als Forderung formuliert kam kurz das Thema Evaluation der Veranstaltung auf. Von Seiten der Orga gab es die Bitte, Erfahrungswerte über verschiedene statistische Werte von größeren Veranstaltungen mitgeteilt zu bekommen (bspw. zu Verpflegungskosten pro Teilnehmer einer Veranstaltung). Dies wurde in einer Mail vom 16.12.13 nochmals erbeten. Eine Antwort erfolgte am 20.12.13. Leider lagen nicht zu allen Fragen verlässliche Zahlen vor, jedoch konnten wir mit dem was wir hatten, die Kalkulation durchführen.

Das Treffen erweckte für mich den subjektiven Eindruck, dass das Orgateam einige wichtige Hausaufgaben bekommen hatte, von denen ich wusste, dass sie zu erfüllen sind und notwendig sind, aber dass es ein grundsätzliches Einverständnis der Durchführung gibt, auch wenn dies so nicht explizit genannt wurde.

Über Weihnachten wurden über verschiedene sozialen Medien das Interesse der Community abgefragt. Die Zustimmung war hoch. So konnten wir in kurzer Zeit 86 Unterstützer verzeichnen.

Antrag an das Team Communities und Klärung von Nachfragen

Am 05.01.14 hat die Orga die gewünschten Unterlagen an das Team Communities übermittelt. Nachfragen zu den zwei geforderten Punkten: Unterstützer und Finanzplan gab es ab diesem Zeitpunkt nicht mehr, so dass diese als akzeptiert angenommen werden können.

Am 08.01. rief die Orga beim Team Communities an und erfragte dem Stand der Prüfung. In diesem Telefonat kam heraus, dass sich die Geschäftsstelle eine bessere Darstellung der Partner wünscht. Am 10.01.14 wurde diesem Wunsch entsprochen und die potentiellen und vorhandenen Partner detailliert dargestellt. Am 11.01.14 wurde daraufhin eine schnelle Beantwortung über die Förderung zugesichert.

Am 13.01.14 gab es ein erneutes Telefonat bei welchem sich die Orga beim Team Communities über den Stand der Dinge informieren wollte. Im Rahmen dieses Telefonats kam heraus, dass das Team Community noch eine Darstellung des Gesamtkonzeptes (über die Veröffentlichungen auf der Homepage hinaus) wünscht und dass insbesondere messbare Erfolgsfaktoren erarbeitet werden sollen. Am selben Tag wurde eine Mail mit der Darstellung des Konzepts und der Messgrößen verfasst. Hierbei wurde hauptsächlich auf den Umfang der Veranstaltung eingegangen. Tags darauf ergab sich die günstige Gelegenheit, dass ein Teammitglied der Orga die Geschäftsstelle besuchen konnte und ein Mitglied des Teams Communities Zeit erübrigen konnte und insbesondere über den Punkt messbare Erfolgsgrößen - Evaluation ein inhaltlich detailliertes Gespräch stattfinden konnte. Die adhoc erstellten Messgrößen waren dem Team Communities noch nicht konkret genug, es sollten messbare Zahlen genannt werden. Der Orga wurde klar, dass hier die Geschäftsstelle wohl auch unter Druck von außen steht und es wurde auch von Seiten des Teams Communities klar formuliert, dass diese noch nie dagewesene Forderung nun als erstes genau die Orga der WikiDACH treffen würde. Da dies eine außergewöhnliche Situation war, hat die Orga dem Team Communities eine enge Zusammenarbeit angeboten. Auf diese Mail wurde leider nicht geantwortet. Eine Erinnerung der Orga an das Team Communities vom 15.01.14 an versprochene Inhalte aus dem Gespräch vom Vortag wurde umgehend erfüllt.

Am 17.01.14 wurde dem Team Communities umfangreich auf den Wunsch nach einer messbaren Evaluation geantwortet.

Am 23.01.14 erkundigte sich die Orga beim Team Communities, wann mit einer Entscheidung zu rechnen sei. Es wurde spätestens der 25.01.14 genannt.

Am 27.01.14 kam die Zusage aus der Geschäftsstelle, dass nunmehr ein Antrag der Orga an den FFW unterstützt würde. Die Orga wurde darauf hingewiesen, dass der FFW Antrag die bisherigen Dokumente zusammenfassen sollte und ergänzt werden sollte um den Punkt wer in der Orga welche Aufgaben übernimmt und eine Liste von Helfern solle erstellt werden.

Am 31.01.14 bat die Orga das Team Communities darum, binnen einer Woche festzustellen, ob WMDE offizieller Veranstalter sein könnte.

Antrag an den FFW

Der Antrag an den FFW konnte von Seiten der Orga leider erst am 13.02.14 fertiggestellt werden. Dies kam wegen anderweitiger Verpflichtungen und einer persönlichen Krankheit zustande. Bereits Ende der KW6 und Anfang der KW 7 gab es dazu zwei telefonische Nachfragen des Team Communities mit der Bitte um Eile.

Am 17.02.14 erhielt die Orga dann die Zusage, dass WMDE als Veranstalter der WikiDACH fungieren würde. Dies erfolgte erst auf mehrmalige Nachfrage telefonisch oder innerhalb anderem Mailverkehr.

Am 21.02.14 bekam die Orga der WikiDACH einen positiven Bescheid zur Förderung durch den FFW vom Vorstand WMDE mit einigen Anregungen, aber auch acht Punkte zur Klärung vor einer Förderung und dem Vorbehalt einer Zustimmung des Präsidiums. Hierunter auch verblüffende Punkte wie die schriftliche Erklärung der Partner, in welchem Umfang sie die WikiDACH unterstützen werden und einem Vetorecht für Sponsoren und Kooperationspartner. Gerade der Punkt der Mitsprache bei Partnern wurde ein- zweimal beiläufig angesprochen und von der Orga ein sensibler Umgang mit dem Thema zugesichert und die schriftliche Verpflichtung der Partner mag ja eine formell schöne Forderung sein, jedoch wäre genau dieser Punkt am 13.12.13 problemlos unter den beiden Hauptsponsoren klärbar gewesen. Der Landtag Mecklenburg-Vorpommern hat bereits zu diesem Zeitpunkt sein klares Bekenntnis zur WikiDACH kommuniziert.

Stand der Dinge

Am heutigen Tag haben wir die Fragen des Vorstandes noch nicht beantwortet, halten dies auch für nicht mehr erforderlich, da wir wegen der mittlerweile zu kurzen Vorlaufzeit die Veranstaltung nicht mehr durchführen können. In etwa die Hälfte des zur Verfügung stehenden Zeitraumes von Anfang Dezember bis Ende Mai haben wir mit der Beantragung von Geldern verbracht. Wir haben uns bemüht immer wieder neue Fragen konstruktiv und rasch zu beantworten.

Mein ganz persönlicher Hauptkritikpunkt ist, dass es keine klaren Vorgaben und Prozesse gibt. Es ist von außen nicht erkennbar, welchem Schema die Geschäftsstelle folgt. Klare Checklisten zur Abarbeitung fehlen anscheinend vollständig. Eine Äußerung im Januar hat mich regelrecht entsetzt. So wies ich darauf hin, dass ich es nicht gut finde, dass andauernd neue Punkte zur Klärung auftauchen, woraufhin ich die klare Ansage bekam, dass "es auch weiterhin passieren kann, dass noch auffällt daß was fehlt". Dazu kann ich nur nochmals auf die fehlenden Checklisten hinweisen, die sich die Geschäftsstelle also offensichtlich bis zum heutigen Tage nicht erarbeitet hat. Meines Erachtens muss es gerade Kernkompetenz der Geschäftsstelle sein, die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen in kürzester Zeit zu prüfen, um dann die Möglichkeit zu haben, diese rasch einzufordern und dann aufgrund der Ziele des Vereines und der eingereichten Unterlagen zu entscheiden. Auf die fehlende Empathie, was dies bei jemandem auslöst, der nach einem zuverlässigen Partner sucht, möchte ich gar nicht näher eingehen.

Ob und wie das Präsidium über den FFW Antrag entschieden hat, wurde uns bis heute nicht mitgeteilt.

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