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Verein/Leitlinien zur Durchsetzung von Transparenz, Organisationsführung und Kontrolle (TOK-Leitlinien)

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Gemäß § 16 Abs. 1 der Satzung hat die Mitgliederversammlung am 26. August 2010 nachfolgende TOK-Leitlinien beschlossen:

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Transparenz

(1) Transparenz ist die wesentliche Grundlage für Vertrauen in unsere Arbeit und dient der Erfüllung unserer Vereinszwecke. Alle Vereinsorgane und Mitarbeiter sind dem Grundsatz der umfassenden Transparenz verpflichtet und berechtigt, diese einzufordern.

(2) Informationen werden sach- und zielgruppengerecht aufgearbeitet und beinhalten neben der erreichten Erfolgen noch bestehende Herausforderungen und Rückschläge.

(3) Transparenz bildet die Grundlage für Vereinsmitglieder und andere Ehrenamtliche für Partizipation und Motivation sowie eine umfassende Mitbestimmung und Kontrolle.

(4) Transparente Kommunikation dient dem vertrauensvollen Umgang mit externen Projektpartnern, Sponsoren und Spendern.

(5) Alle Vereinsorgane sind verpflichtet offen, wahrhaftig und umfassend über ihre Arbeit und Aktivitäten, insbesondere die Finanzen des Vereins zeitnah zu berichten und Rechenschaft über diese abzulegen.

(6) Alle Vereinsorgane verwenden eine transparente, zeitnahe Kommunikation und überprüfen fortlaufend geeignete Kommunikationsformen zur Optimierung der Informationswege.

(7) Interessenkonflikte oder mögliche Interessenkonflikte werden freiwillig und selbstständig gegenüber dem zuständigen Aufsichtsorgan und dem eigenen Vereinsorgan offengelegt.

(8) Beschwerden und Anfragen werden zeitnah und sachgerecht bearbeitet. Eine Ombudsperson ist für ein effektives Beschwerdemanagement und zur Vermeidung von negativen Konsequenzen für den Beschwerdeführer einzurichten. Die Ombudsperson ist ehrenamtlich tätig. Näheres zu den Wahlmodalitäten regelt ein Vorstandsbeschluss. Auch Nichtvereinsmitglieder sind wählbar.

(9) Kritik wird als Verbesserungsvorschlag ernst genommen und bei den Entscheidungen abgewogen.

(10) Der Verein unterhält zur umfassenden Information eine verständliche und klar strukturierte Website auf der jedenfalls zeitnah über welcher auf der Basis der Vorgaben zum DZI-Spendensiegel Veröffentlichungen (z.B. Satzung, Vereinsordnungen, Jahresberichte, Finanzberichte, Organisationsstruktur, Zielsetzungen und Strategien nebst Chancen und Risiken, Projekt- und Programmberichte, Niveau und Struktur der Vergütung von Mitarbeitern etc.) erfolgen.

§ 2 Organisationsführung

(1) Oberstes Organ des Vereins ist die Mitgliederversammlung. Zur effektiven Arbeit der Mitgliederversammlung werden alle Informationen frühzeitig und umfassend den Mitgliedern des Vereins zugänglich gemacht. Hierfür wird eine passwortgeschützte interne Onlineplattform eingerichtet, die ein vollständiges Mitgliederverzeichnis mit Name und Adresse sowie E-Mailadresse enthält.

(2) Zur effizienten Arbeit der Mitgliederversammlung sind möglichst die Organe Beirat und Aufsichtsrat einzurichten. Diese sollen im Dienste der Mitgliederversammlung deren Aufgaben vorbereiten und im laufenden Geschäftsjahr deren Durchführung kontrollieren.

(3) Der Verein verfolgt eine klare Trennung zwischen Leitung und Aufsicht zur wirksamen Wahrnehmung beider Aufgaben und zur Vermeidung von Interessenkonflikten.

(4) Mindermeinungen gelten als wichtiges Korrektiv. Ihnen ist durch geeignete Strukturen, Rechte und Pflichten sowie umfassenden Informationszugriff umfassend Raum zu gewähren.

(5) Der Verein ist auf umfassende und nachhaltige Partizipation ehrenamtlicher Helfer in Projekten freien Wissens sowie seiner Vereinsmitglieder bei Vereinsprojekten sowie der Partizipation bei der Verwirklichung der Vereinszwecke gerichtet.

(6) Die Vereinsorgane prüfen und kontrollieren laufend die Wirtschaftlichkeit ihres Handelns. Alle Vereinsarbeit unterliegt dem Postulat des günstigsten Verhältnisses zwischen Mitteleinsatz und Zielerreichung. Mittel sind zielorientiert, zweckmäßig und nur im notwendigen Umfang einzusetzen.

§ 3 Kontrolle

(1) Eine effektive Kontrolle gilt als Basis für Vertrauen. Hierfür hat jedes Vereinsorgan offene, umfassende und wahrheitsgetreue Informationen an das zuständige Aufsichtsorgan zeitnah und in geeigneter Form zu übergeben.

(2) Das für die jeweilige Aufsicht zuständige Satzungsorgan nimmt seine Kontrollaufgaben ernst und fordert aktiv geeignete Informationen regelmäßig an.

(3) Als Korruption gilt der Missbrauch von anvertrauter Macht zum eigenen Vorteil oder zum Vorteil eines Dritten. Dabei gilt als Vorteil nicht nur der Missbrauch anvertrauter Gelder und Güter, sondern auch Ämterpatronage, exklusiver oder privilegierter Zugang zu Vereinsveranstaltungen oder Beeinflussung von Entscheidungen oder ähnliche Vorteile sowie Zurückhaltung von relevanten Informationen u.a. gegenüber dem Aufsichtsorgan. Gemeint sind nicht nur solche Handlungen, welche illegal oder unredlich sind, sondern auch solche, die einen Vertrauensbruch darstellen.

(4) Alle Vereinsorgane sind verpflichtet, wirkungsvolle Kontroll-, Planungs- und Steuerungsmechanismen zu installieren, um eine wirtschaftliche, satzungskonforme und korruptionsfreie Mittelverwendung sicherstellen. Hierzu zählen schlüssige Verfahren zur Beantragung, Genehmigung und Verauslagung von Haushaltsmitteln, insbesondere Kriterien für die Vergabe von Projektmitteln.

§ 4 DZI-Spendensiegel

Jedes Vereinsorgan strebt unabhängig von einer tatsächlichen Beantragung des DZI-Spendensiegels die Einhaltung der Leitlinien für die Vergabe des DZI-Spendensiegels an.

(Stand: 26. August 2010)

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